Systrax B.V. verzamelt in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens van (de medewerkers van) onze klanten en bezoekers van onze websites.

Systrax gaat zorgvuldig met uw gegevens om, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring beschrijven wij welke gegevens wij van u verwerken, hoe we dat doen en hoe u hiertegen bezwaar kunt maken. Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen.

1.    Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
1.1    Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Systrax van u verwerkt in het kader van de diensten die Systrax levert, inclusief de gegevens van bezoekers van de websites van Systrax.

2.    Wie verwerkt uw gegevens?
2.1    Systrax B.V., Bijdorp-Oost 19, 2992 LA Barendrecht

3.    Welke persoonsgegevens verwerkt Systrax?
3.1    Systrax verwerkt persoonsgegevens van personen bij bedrijven. Wij krijgen deze persoonsgegevens doordat uw bedrijf gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt heeft. Wij kunnen gegevens verzamelen en verwerken op de volgende manieren:

i)    Informatie die u aan ons verstrekt, zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres (of die van uw medewerkers of klanten) en overige gegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld via uw visitekaartje of in correspondentie; 
ii)    Informatie die wij verkrijgen door uw gebruik van onze diensten en/of het bezoek aan onze websites, zoals Bankrekeningnummer, BTW-nummer, KVK nummer, beoordeling kredietwaardigheid, betalingsgedrag, IP-adres, klik- surfgedrag; en
iii)    voor support aan/voor onze klanten kunnen wij incidenteel ook de persoonsgegevens verwerken waaronder IP-adres en historische gegevens over de werking van een product of oplossing. Wij verwerken ook uw voorkeuren voor bepaalde producten en diensten.

3.2    Cookies
i)    In kaart brengen websitebezoek
Op de website van Systrax B.V. worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden verzameld door het gebruik van cookies en gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Systrax B.V. gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren en om bezoekers van zo relevant mogelijke content te voorzien. Al deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.
ii)    Google Analytics
Systrax B.V. maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website www.systrax.nl gebruiken. De aldus verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan Systrax B.V. te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden.

Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Systrax B.V. heeft hier geen invloed op. Systrax B.V. heeft Google geen toestemming gegeven om via Systrax B.V. verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Het is mogelijk de browser van uw computer zodanig in te stellen dat u tijdens uw bezoek aan onze website geen cookies ontvangt. In dat geval kan het echter gebeuren, dat u niet van alle mogelijkheden op de website gebruik kunt maken.

Voor uitgebreide informatie kunt u ons cookiebeleid raadplegen.

4.    Voor welk doel gebruikt Systrax uw gegevens?
Systrax gebruikt de gegevens die we verzamelen voor:

4.1    Dienstverlening
Systrax verwerkt uw persoonsgegevens in de eerste plaats om onze diensten aan u te kunnen leveren. Wij gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld voor het leveren van een software licentie of versturen van een factuur en het onderhouden van onze relatie met u. Ook gebruiken wij de gegevens voor relatiebeheer om een informatie- of supportverzoek te kunnen beantwoorden of uw sollicitatie te kunnen beoordelen.

4.2    Inschakelen derden
Systrax kan derde partijen inschakelen bij het uitvoeren van haar diensten. Voor zover deze derden bij het uitvoeren van de betreffende diensten toegang hebben tot persoonsgegevens heeft Systrax de vereiste contractuele en organisatorische maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden worden verwerkt.

4.3    Marketing- en verkoopactiviteiten
Voor verzending van onze nieuwsbrieven en mailingen (zowel print of digitaal) met relevante content omtrent trends, nieuwsitems en adoptie van onze producten & diensten. We doen graag aanbiedingen voor onze producten en diensten aan onze klanten (ook na beëindiging van overeenkomst). Tevens om marktonderzoek uit te voeren en managementinformatie samen te stellen ten behoeve van product- en dienstontwikkeling en voor het bepalen van de (algemene) strategie. 

4.4    Verwerking van uw gegevens op websites van Systrax
Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens op onze websites in de eerste plaats om onze (web)diensten aan u te kunnen leveren en om met u te communiceren. Uw gegevens worden daarnaast gebruikt voor het doen van onderzoek en het uitvoeren van analyses, met als doel om onze diensten en onze websites te verbeteren. Daarnaast worden deze gegevens ook gebruikt om fraude tegen te gaan en uw veiligheid te waarborgen.

5.    Verstrekking aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden buiten Systrax, tenzij een van de volgende omstandigheden zich voordoet:

5.1    Met uw uitdrukkelijke toestemming
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden buiten Systrax verstrekken als wij daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

5.2    Voor verwerking door ingeschakelde derden (sub-verwerkers)
Wij kunnen persoonsgegevens aan ons gelieerde partijen of andere vertrouwde partijen verstrekken om deze voor ons te verwerken (zoals de leveranciers van onze CRM- en helpdesksoftware, mailprovider en hostingpartij), uitsluitend volgens onze aanwijzingen en in overeenstemming met onze privacyverklaring en andere passende geheimhoudingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen.

5.3    Wettelijke verplichting en andere juridische redenen
Wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden buiten Systrax verstrekken als wij redelijkerwijs mogen aannemen dat toegang tot en gebruik van de persoonsgegevens redelijkerwijs nodig is om:

i)    Te voldoen aan wet- en regelgeving en/of een gerechtelijk bevel;
ii)    Fraude, technische of beveiligingsproblemen op te sporen, te voorkomen of anderszins aan te pakken; en/of
iii)    De belangen, eigendommen of veiligheid van Systrax, onze klanten of het publiek te beschermen, voor zover in overeenstemming met de wet.

5.4    We kunnen geanonimiseerde, niet tot een persoon herleidbare gegevens verstrekken aan onze partners, zoals adverteerders, of maken deze gegevens bekend. Wij kunnen bijvoorbeeld gegevens publiceren die de trend aangeven van het gebruik van onze diensten.

5.5    Als Systrax betrokken wordt bij een fusie, overname of activa/passivatransactie, zullen wij de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens waarborgen. Wij zullen u informeren voordat de persoonsgegevens worden overgedragen of onder een ander privacybeleid gaan vallen.

6.    Hoe lang bewaart Systrax uw gegevens?
6.1    Systrax bewaart uw gegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per gebruik verschillen.

7.    Inzage, correctie en verwijdering van uw persoonsgegevens
7.1    U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt. Een verzoek tot inzage kunt u doen door een brief te sturen of e-mail, voorzien van uw naam, adres, telefoonnummer en een kopie van een geldig legitimatiebewijs (let op dat u de kopie voorziet van een watermerk en het Burgerservicenummer en documentnummer afdekt, gebruik hiervoor de KopieID app van de overheid).

7.2    Als u van mening bent dat wij onjuiste persoonsgegevens over u hebben, kunt u deze persoonsgegevens laten corrigeren. U kunt hiervoor contact met ons opnemen. U ontvangt dan binnen 30 dagen na uw verzoek van ons schriftelijk antwoord.

7.3    U kunt ons ook verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een gerechtvaardigd belang hebben om de gegevens niet te verwijderen. Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk van onze servers en back up systemen verwijderen.

7.4    Wij kunnen weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen, de privacy van anderen in gevaar brengen of uitermate onpraktisch zijn.

8.    Recht van verzet
8.1    U hebt de mogelijkheid om u te verzetten tegen gebruik van uw persoonsgegevens als het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of het voldoen aan een wettelijke verplichting. Ook als u in een eerder stadium toestemming hebt gegeven, kun u zich verzetten tegen verder gebruik van uw persoonsgegevens.

8.2    Als u bezwaar wil maken tegen het gebruik van uw gegevens dan kunt u dit ons laten weten per brief of email. Indien u bezwaar wilt maken, vermeldt dan in de brief duidelijk tegen welk gebruik van uw gegevens u bezwaar maakt. U ontvangt binnen 30 dagen na uw bezwaar van ons een schriftelijk antwoord.

8.3    Als u een klacht wilt indienen tegen het gebruik van uw persoonsgegevens dan kunt u dit doen bij Autoriteit Persoonsgevens. Indien u een klacht wilt indienen, vermeldt dan duidelijk tegen welk gebruik van uw gegevens u een klacht wilt indienen.

8.4    Als wij uw persoonsgegevens niet langer mogen gebruiken, kan dit leiden tot minder gebruiksmogelijkheden van onze websites en andere diensten.

9.    Informatiebeveiliging
9.1    Wij nemen alle redelijke, passende beveiligingsmaatregelen om Systrax en onze klanten te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens.

9.2    Als ondanks de beveiligingsmaatregelen, er toch sprake is van een beveiligingsincident dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk informeren over het incident.

9.3    Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van de door ons verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact op met Systrax B.V.

10.    Toepasselijkheid en wijzigingen
10.1    Onze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten en websites van Systrax en geldt wereldwijd.

10.2    Wij passen onze verklaring regelmatig aan. De meest actuele versie is steeds op onze website te vinden. Wij beperken uw rechten niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming. Wij zullen u in geval van belangrijke wijzigingen op een meer persoonlijke wijze informeren over de veranderingen.

Hoe u ons kunt bereiken
Als u vragen heeft of gebruik wil maken van uw rechten dan kunt u op verschillende manier met ons contact opnemen. 

Per post:     Systrax B.V., Bijdorp-Oost 19, 2992 LA Barendrecht, Nederland 
Per telefoon:    Van maandag t/m vrijdag tussen 08:30 en 17:00 uur zijn wij telefonisch bereikbaar op 088-1919800. 
Per email:    Voor vragen over privacy en gegevensbescherming kunt u ons mailen op privacy@systrax.nl.

Systrax B.V. kan de inhoud van de privacyverklaring aanpassen. Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 mei 2018.